Logistique évènementielle : la Route du Rhum

Le 08 octobre 2015

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La conférence BSC organisée fin septembre à l’IUT de St Malo a mis en lumière une organisation logistique… presque industrielle !

La logistique de la Route du Rhum

Tous les 4 ans (dernière édition en 2014), début novembre, une petite centaine de bateaux prennent le départ de « La Route du Rhum » au large de Saint Malo : direction la Guadeloupe. Mais dans la cité corsaire, l’évènement  commence 10 jours avant le départ : il attire 2,2 millions de visiteurs et induit plus de 30 millions d'euros dans la région.

Les organisateurs de la course, Pen Duick et la Ville de Saint Malo, « sous-traitent » toute la logistique de l’évènement à la Société Nautique de la Baie de Saint Malo (SNBSM). Une équipe de retraités passionnés recrute et manage les 290 bénévoles qui assurent les missions de gardiennage, de contrôle, d’accompagnement, de communication, de filtrage, de soutien chauffeur, etc.

La logistique de la Route du Rhum, c’est d’abord une équipe : un trio d’ex-cadres de l’industrie ou du secteur bancaire (Michel Leduc, Jean-Claude Bazin et Michel Heinry) s’appuie sur un soutien informatique devenu indispensable (Jean-François Tilly). Mais c’est aussi toute une organisation qui démarre 454 jours avant le départ… afin de ne gérer que l’imprévu pendant l’évènement !

Des réflexes industriels pour gérer la logistique évènementielle

L’équipe logistique a mis en place des outils que l’on retrouve en industrie. Une base de données facilite le recrutement et la gestion des bénévoles d’un point de vue quantitatif (la SNBSM calcule les besoins en ressources humaines, poste par poste, jour par jour) mais aussi d’un point de vue qualitatif (recensement des compétences : permis bateau, maîtrise de langues étrangères, etc.). L’objectif est bien de trouver la bonne personne au bon moment et au bon endroit.

D’autres outils sont mobilisés, comme le management visuel ou des tableaux statistiques, qui permettent de mettre en valeur certains points critiques de l’activité.

Tout comme une entreprise industrielle, l’équipe logistique de la Route du Rhum compose au quotidien avec ses donneurs d’ordre et ses bénévoles, mais aussi avec ses partenaires extérieurs (supply chain collaborative) qui facilitent l’organisation (ex : pendant l’évènement, le supermarché dans lequel l’équipe fait les courses quotidiennement met à disposition un fourgon de location).

D’édition en édition, l’équipe privilégie l’amélioration continue : « Faire bien, c’est bien, faire différent et bien, c’est encore mieux ».

Les bénévoles, clé de l’organisation logistique

Le trio logistique est unanime : au cœur de la réussite tous les 4 ans de cet évènement, on retrouve les bénévoles, qu’il s’agit de bien coordonner et de bien connaître (« Je connais les compétences de l’autre et les limites des miennes ») pour être efficace et favoriser le sentiment d’équipe.

L’organisation logistique mise en place par l’équipe de la SNBSM fait aujourd’hui figure d’exemple dans le monde de la course à la voile : une histoire d’Hommes qui recommencera en 2018 !

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