Optraj : une collaboration réussie entre une entreprise du BTP et l’Université de Rennes 1 pour optimiser la mobilité des ouvriers vers leur chantier

Le 10 avril 2014

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Dans le cadre du projet BMA, l’entreprise Cardinal a collaboré avec des étudiants de l'ISTIC (le département d'informatique de l'université de Rennes 1) pour développer une application qui permet d'optimiser l’affectation des collaborateurs aux différents chantiers, de manière à minimiser les déplacements domicile-chantier.

Afficher en taille réelle Équipe projet d'Optraj

Comme le précisait l'article précédent sur le démonstrateur Cardinal, la mobilité est une question primordiale pour l’entreprise. En effet, elle représentait en 2012 une facture de plus d'½ million d’euros. Les déplacements domicile-travail, ou dans ce cas, les déplacements domicile-chantier, constituent plus de la moitié des kilomètres parcourus. L’analyse de l’activité de l’entreprise a révélé que la planification à 4 mois de l’affectation des ouvriers aux chantiers était réalisée de manière manuelle, sans outil d’aide à la décision et avec une relativement faible prise en compte de la mobilité.  

Optraj : un projet universitaire aux réalisations concrètes

Afin de trouver la compétence informatique nécessaire à la réalisation d’un système capable d’optimiser ces mobilités, l’équipe BMA s’est tournée vers le Master en informatique de l’ISTIC de l'université de Rennes 1. M. Pierre, professeur à l'ISTIC et instigateur du projet, y voyait un réel intérêt pour ses étudiants. Le cursus du Master 1 de l'ISTIC comprend en effet un projet de développement logiciel en équipe. Ce projet requiert de mettre en pratique les différentes briques acquises au cours de la formation. Il vise en plus à former les étudiants au travail en équipe. Le projet pour Cardinal a permis de travailler pour un "vrai" client final et de répondre à un besoin réel d'une entreprise. Les étudiants ont trouvé ce défi beaucoup plus motivant que de travailler sur un problème théorique. Ils n'ont pas compté leurs heures : les 4h hebdomadaires officiellement destinées à la réalisation du projet se sont transformées en 10h en moyenne. A l'issue d'une première évaluation ce projet a été noté comme le meilleur de la promotion. 

Les étudiants ont d’abord dû comprendre le contexte et l’organisation de l’entreprise pour apporter une solution adaptée. Par exemple, le fait que certains ouvriers ont une qualification unique alors que d’autres sont « interchangeables », le fonctionnement des équipes et de l'encadrement, etc. Faire la distinction entre les aspects à automatiser et ceux qu'il valait mieux laisser à l'appréciation humaine a été un élément d'apprentissage important. Ainsi, certains éléments comme le fait que des ouvriers soient habitués à travailler efficacement ensemble ou au contraire, l’existence de mésententes relèvent avant tout de la connaissance des équipes d’encadrement. L'outil développé constitue ainsi une aide à la décision et laisse la possibilité de modifier ses propositions. 

Optraj : un outil adapté aux réalités de l'entreprise Cardinal

L’outil a été conçu de façon à s’intégrer aux pratiques de l’entreprise. Depuis un an environ, la société a évolué vers une planification des effectifs en deux temps. Une première réunion mensuelle restreinte établit un planning à 4 mois. Cette planification se faisait jusqu'à présent sans système d'aide à la décision et le résultat était saisi dans un tableau Excel. Ce tableau servait ensuite de support à la réunion hebdomadaire de coordination. Les étudiants ont été surpris de voir l’efficacité de ces réunions de coordination hebdomadaires. En 4h, le directeur d'exploitation et ses conducteurs de travaux, font le tour de tous les chantiers (le rayon d’action est variable mais porte principalement sur les régions Bretagne et Pays de la Loire) et des 250 ouvriers concernés pour une planification détaillée à horizon d'une semaine. Le logiciel développé propose une solution qui s’intègre parfaitement dans ce mode opératoire. L'outil d'aide à la décision vient en appui de la réunion restreinte mensuelle de planification à 4 mois. Le système produit comme résultat un tableau comparable au tableau manuel actuel. Ce tableau sert ensuite de support pendant la réunion hebdomadaire. Le déroulement de cette réunion hebdomadaire très efficace n'est pas impactée.  

edition-chantier optraj cardinalLe système intègre la liste des     ouvriers transmise par le service RH. Cette liste comprend leur qualification et leur adresse personnelle. Le logiciel comprend par ailleurs la liste des chantiers, leurs dates et leurs besoins en personnel exprimés dans le temps. Les ouvriers se déplacent généralement vers des points de ralliement avec leur véhicule personnel pour ensuite covoiturer dans un véhicule de Cardinal. Le logiciel optimise l'affectation des ouvriers aux chantiers. Il s'assure en premier lieu que chaque chantier dispose des compétences nécessaires tout en minimisant la distance domicile-chantier et en maximisant le taux de remplissage des camionnettesGrâce à l'application Optraj Cardinal réduira sa facture de carburant et aussi la fatigue de ses collaborateurs. Ce dernier élément apportera plus de bien-être et d’efficacité et moins d’accidents de trajet ou sur le lieu de travail.  

Une méthode de co-construction : la méthode agile SCRUM

Il y a une dizaine d’années, le développement d'un logiciel se faisait suivant une méthodologie dite en « V ».  Les principales étapes étaient: la rencontre avec le client, la réalisation d’un cahier des charges, la validation de celui-ci par le client, la décomposition du problème en tâches élémentaires, la programmation du système et enfin la validation du système avant la mise en production. Cette méthode manquait énormément de souplesse puisque le client était uniquement impliqué au début pour les spécifications et à la fin pour la validation en laissant un trou noir entre ces 2 phases. 

Scrum information Les méthodes agiles développées depuis permettent un fonctionnement beaucoup plus souple.  La méthode la plus populaire s’appelle la méthode SCRUM. Le nom de cette méthode, Scrum, vient d'une analogie avec le rugby. Scrum, mêlée en anglais, indique le redémarrage du jeu après chaque infraction. Les étudiants ont choisi de l’utiliser pour développer le logiciel pour Cardinal. Elle revient à faire des cycles d’itération courts nécessitant des rencontres régulières avec le client. Les priorités sont définies au début mais elles peuvent également être redéfinies en cours de projet. Le client peut ainsi affiner ses besoins en cours de développement.

Alors qu’une équipe de développement s’organise traditionnellement avec un chef d’équipe qui prend les décisions, cette méthode ne met pas en place un système hiérarchique. Elle crée à la place deux rôles spécifiques :

  • Le SCRUM Master, il règle les conflits internes à l'équipe mais sans avoir d'autorité hiérarchique.
  • Le product owner, il est chargé de faire participer le client et endosse le rôle de chargé de communication.

Cardinal a donc été sollicité tout au long du développement de façon à réaliser un outil adapté à ses besoins.

Une collaboration fructueuse

Cardinal dispose aujourd'hui d'un outil d'aide à la décision qui contribuera à maîtriser ses coûts tout en augmentant le bien-être au travail. Pour les étudiants le projet a été l’occasion de se confronter à une situation professionnelle réelle en responsabilité. M. Pierre a fait le choix de n'intervenir qu'en support, il a laissé la liberté du choix de la méthodologie de développement et de la technologie aux étudiants.

 

 

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