La dématérialisation des appels d'offre, une opportunité de développement de votre chiffre d'affaires

Le 22 juin 2012

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Dirigeante du cabinet Veille Conseil (Rennes), Valérie Bouquet nous expose les principes de base de la réponse aux appels d'offre de marchés publics dans un contexte de dématérialisation. Valérie Bouquet animait un atelier sur ce thème à la CCI de Rennes le 7 juin 2012.

Quelles sont les principales données relatives à la commande publique ? Quelle part représentent les PME dans la réponse aux appels d’offre de marchés publics ?

D’après l’Observatoire économique de l’achat public, en 2010 la commande publique a représenté environ 300.000 marchés pour un montant de 72 milliards d’euros. La part des PME a été de 60% en volume et de 27% en valeur. Cela n’a rien de surprenant quand on sait que les deux tiers des marchés sont à procédure adaptée (< 90 K€) et représentent un montant global de 8 milliards d’euros.

 

La dématérialisation des appels d’offre est-elle une opportunité pour les PME ? Comment peuvent-elles s’y préparer ?

Effectivement, la dématérialisation est une opportunité pour les PME et ce pour plusieurs raisons :

  • Premièrement, les PME peuvent accéder plus facilement à l’information et avec un peu d’organisation, sans avoir à payer un prestataire pour le faire comme c’était le cas du temps du 100% papier.
  • Deuxièmement, il y a une réelle économie financière liée au fait qu’il n’y a plus (ou moins) d’édition papier et de frais postaux.
  • Troisièmement, s’identifier sur la plateforme qui édite l’appel d’offre permet de poser simplement ses questions et d’être informé en temps réel des questions/réponses relatives au marché.
  • Quatrièmement, l’entreprise gagne quelques jours pour répondre ce qui n’est pas négligeable.

Dans certains cas et c’est de plus en plus fréquent, les plateformes de dématérialisation offrent aux entreprises un lieu pour stocker l’ensemble de leurs documents. Cela est particulièrement intéressant pour le stockage des versions à jour des documents administratifs et pour leur partage entre plusieurs collaborateurs.

La meilleure façon de se préparer à répondre à un marché public dématérialisé reste de le faire. Pour éviter le "stress technique", les plateformes offrent la possibilité de faire des tests. Par précaution, mieux vaut la première fois s’y prendre un peu à l’avance. Ensuite cela deviendra aussi naturel que de mettre ses documents dans une enveloppe.

Pour finir, j’attire votre attention sur le fait que de plus en plus d’acheteurs publics demandent une réponse dématérialisée avec signature électronique. Par conséquent, si vous n’avez pas de certificat je ne peux que conseiller d’en acheter un dans les plus brefs délais car cela nécessite quelques démarches et du temps pour l’obtenir.

Quels critères doivent guider l’entreprise dans le choix d’une plateforme de dématérialisation ?

Votre question englobe deux éléments : trouver les appels d’offre et y répondre.

La manière la plus simple de détecter les appels d’offre qui vous concernent est de les surveiller gratuitement via des plateformes commerciales qui centralisent ces informations avec la difficulté de trouver la bonne requête pour ne pas à la fois en rater et être noyé par un volume inintéressant.

L’autre solution plus professionnelle et plus efficace est d’avoir une réflexion amont sur les acheteurs publics ciblés, d’identifier les plateformes sur lesquelles ils publient et enfin créer des alertes. Quel que soit le mode de surveillance et le lieu d’accès à l’annonce vous serez dans tous les cas aiguillé vers la plateforme de dématérialisation choisie par l’acheteur public.

Certaines entreprises voient dans la dématérialisation une procédure complexe rendant les marchés publics moins accessibles. Cependant, la difficulté ne réside pas réellement dans le choix de la plateforme ni dans la capacité de répondre, mais dans la capacité de l'entreprise, et plus particulièrement la PME, d'être reconnue par l'acheteur public comme un interlocuteur pertinent pour répondre aux besoins publics. En effet, comme je le soulignais précédemment, les plateformes offrent des fonctionnalités visant à faciliter la dématérialisation (alerte, coffre fort, test...), la nouvelle difficulté consiste à définir un périmètre approprié sur le plan commercial, géographique, technique...

Si l'entreprise s'inscrit dans une réelle stratégie commerciale publique alors elle devra nécessairement pour augmenter ses chances de succès :

  • appréhender les besoins publics en amont
  • identifier ses forces et ses faiblesses vis-à-vis des différents besoins exprimés
  • définir son positionnement
  • répondre sur un périmètre pertinent
  • définir un filtre efficace (lieu de publications, acteur ciblé, zone géographique...)
  • sélectionner les cahiers des charges
  • mettre en œuvre les ressources adaptées.

Finalement, lorsque l'entreprise aura déployé ces différentes étapes en tenant compte de ses moyens allouables alors la dématérialisation ne sera plus qu'une formalité !

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Après une Maîtrise de Mécanique et un Doctorat en Sciences de l’Information et de la Communication, Valérie Bouquet a exercé onze années en entreprise en tant que responsable veille (Hutchinson) puis chargée de missions stratégiques (Legris Industries), et huit années en tant que conseil en organisation de la veille auprès des entreprises.

En savoir plus : www.veille-conseil.com

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