Veille normative et réglementaire : 3 questions à Sylvie Romestant

Le 27 février 2012

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Conseillère veille et innovation à la Chambre de Commerce et d'Industrie de Région Bretagne, Sylvie Romestant a animé un atelier sur la veille normative et réglementaire à la CCI de Rennes le 2 février 2012. Sylvie Romestant répond aux questions de Thémavision.

Comment faire de la veille normative et réglementaire un levier d’anticipation ?

La veille normative et réglementaire a pour objectif premier de mettre des produits ou des activités en conformité avec les exigences légales et réglementaires s'y rapportant.

A partir là, il y a deux attitudes. Soit je me "contente" d'attendre la publication de nouveaux textes impactant mes produits et activités et, dans ce cas, je subis ces nouvelles exigences avec parfois un délai court pour me mettre en conformité. Soit je réalise une veille plus en amont, afin de détecter des projets de textes (normes ou réglementations) qui vont me permettre d'alimenter ma réflexion stratégique, et donc de prendre des décisions constituant un avantage concurrentiel : par exemple, mettre sur le marché avant mes concurrents un produit déjà conforme à une future réglementation, modifier mon produit en prenant en compte de nouvelles exigences de sécurité issues d'un projet de norme, ou simplement prendre le temps d'intégrer les nouvelles contraintes en limitant les coûts induits….

L'anticipation permet donc d'allier conformité et avantage concurrentiel, ou autrement dit, de faire d'une contrainte une force.

Pour réaliser une veille normative et réglementaire anticipative, il y a plusieurs solutions.

  • La première étant celle de la veille dite "informelle", car issue des échanges avec son réseau professionnel (organisations professionnelles, syndicats, fournisseurs, clients…).
  • On peut également inciter les entreprises à participer elles-mêmes à l'élaboration des normes dans les commissions de normalisation de leur secteur d'activité afin d'être au cœur du processus de rédaction de ces documents. D'ailleurs, pour encourager les PME à y participer plus largement, celles-ci sont exonérées des frais de participation (cf article 14 du décret n° 2009-697).
  • Enfin, la veille dite "documentaire" permet de se tenir au courant des travaux en cours ou des projets de textes. Pour cela, Internet donne accès à de nombreuses sources pertinentes (actualités des sites des ministères, programme de travail des commissions de normalisation, avant-projet de normes à l'enquête publique, forums de discussion sur des réseaux sociaux professionnels…).

 

Quel est le point de départ d'une démarche de veille normative et réglementaire ?

Une entreprise ou un organisme qui souhaite structurer sa démarche de veille normative et réglementaire doit tout d'abord faire l'inventaire des textes utilisés par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités au quotidien. Concrètement, il faut "sortir des placards" les classeurs de normes, repérer sur le réseau les listes de références de textes, etc. L'objectif étant de se constituer un référentiel de textes à jour, il faudra bien sûr valider chaque référence.

Afin de compléter cette 1ère étape, il va falloir mener une réflexion sur le périmètre de la veille. Quels sont les mots-clés à utiliser pour réaliser mes recherches dans les sources officielles ou thématiques ? Quels synonymes et expressions puis-je trouver (en particulier dans les textes que je possède déjà) ? Pour les normes, quelles sont les classes de la nomenclature ICS qui m'intéressent ?

Le point de départ de la démarche de veille normative et réglementaire consiste donc à établir le référentiel de textes applicables à mes produits/activités, et ce qu'on appelle dans le jargon des veilleurs les "profils de veille" (liste de mots-clés et classes ICS). De la qualité de ce travail, va dépendre l'efficacité de la veille par la suite. 

Quelles sont les bonnes questions à se poser en tant que dirigeant ?

Une démarche de veille normative et réglementaire comme tout projet doit démarrer par une réflexion sur les objectifs. Dans quel cadre s'inscrit la veille normative et réglementaire ? Est-ce pour répondre à une exigence d'une démarche de certification (qualité, environnement, sécurité au travail, accréditation de laboratoires,…), est-ce pour mieux suivre les évolutions très rapides d'un secteur d'activité ?

La différence peut être importante en termes d'analyse des textes, notamment dans le cadre des certifications, où il faudra pouvoir prouver à l'auditeur que vous avez lu les textes, vérifié l'applicabilité, extrait et pris en compte les exigences, etc.

Ensuite la question des responsabilités vient tout naturellement.

A qui confier la veille ? Une seule personne ? Ou plusieurs collaborateurs sous la responsabilité d'un animateur ? Est-ce que cette activité sera rattachée à la direction, à la qualité ou au bureau d'études ? Est-ce que la veille peut être sous-traitée à un tiers (cabinet conseil, bureau d'études, Afnor, CCI/arist,…) afin de se concentrer sur l'exploitation des résultats ?

Enfin il faudra aborder les moyens techniques et financiers. Quelles sources d'information utiliser ? Des abonnements payants seront-ils nécessaires ? Quels sont les outils/logiciels nécessaires (bases de données pour gérer le référentiel) ? Et surtout, ne pas oublier qu'il s'agit d'une activité qui prend du temps pour être bien réalisée !

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