L'évolution de la télégestion : les aidants 2.0 !

Depuis la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, les associations d’aides à domicile doivent procéder à l'évaluation de leurs activités et de la qualité des prestations. Afin de mieux contrôler et piloter leur processus métier, elles investissent de plus en plus le domaine de la télégestion.

Les prémices de la télégestion

Depuis 2004, l’association de service à domicile ADMR a mis progressivement en place pour ses 90 000 intervenants un système de télégestion dans le but de répondre à deux problématiques majeures : la mutualisation et la mobilité. Afin de supprimer le remplissage des feuilles de présence, parfois contraignantes pour les personnes aidées, les salariés sont équipés de boitiers RFID. A l’arrivée chez l’usager, elles peuvent ainsi valider chaque prestation par lecture d’une carte nominative, permettant la signature électronique de la personne aidée. Moins de risques d’erreurs, de doublons et des fichiers directement exploitables pour la paie et la facturation. Toutefois, à la fin de chaque tournée, les intervenants doivent revenir à l’association pour transférer les données prises dans la journée ; un coût supplémentaire remettant en cause les bénéfices apportés et une organisation difficilement opérationnelle.

L’évolution vers « le sans contact »

Pour pallier à ces inconvénients, deux entreprises technologiques françaises, Extelia (filiale de DOCAPOST, holding des filiales du groupe La Poste expertes en solutions documentaires) et INSIDE Contactless (leader sur le marché de l’Innovation sans contact) ont développé une plate-forme sécurisée afin d’améliorer les prestations de l’association Abrapa, venant en aide aux personnes âgées et handicapées dans le département du Bas-Rhin. Créé à l’origine en réponse à un appel à projet collaboratif du ministère de l’Industrie, ce consortium vise à développer les services innovants sans contacts et permet de fluidifier la gestion des intervenants.

La démarche est simple. Lorsqu'un prestataire se rend au domicile d'un bénéficiaire, il utilise un téléphone NFC pour lire son identifiant (carte, sticker…). L'appareil consigne alors l'heure de début et le lieu de la prestation validés par le client. Le prestataire et le client effectuent une transaction similaire à la fin de la visite. L'application enregistre la durée de la visite et transmet automatiquement toutes les données de la transaction à la plate-forme en ligne d'Extelia. Celle-ci actualise le calendrier des rendez-vous, lance le processus de facturation puis transmet les factures aux clients et aux services sociaux concernés. En plus d’améliorer la fiabilité de ces services et de réduire les coûts (administration, traitement des factures), cette plate-forme libère usagers et prestataires de l’administratif. Ces derniers peuvent ainsi leur allouer davantage de temps et leur apporter un service de meilleure qualité.

Retour sur le projet de l’ASSAD du Pays de Rennes

Une autre expérimentation, favorisant la gestion et la communication avec les intervenants, a été menée par la société Prylos (spécialiste du développement d’applications mobiles pour professionnels et grand public) pour le compte de l’ASSAD du Pays de Rennes (Aide Soin Services Aux Domiciles). Comme nous l’avions décrit dans l’article «De nouveaux outils de gestion et de coordination des intervenants à domicile» paru en décembre 2009, la solution Y-Dom permet à une quarantaine d’aides à domicile, à l’aide d’un  téléphones professionnel muni d’un module NFC, d’accéder à leurs plannings, d’authentifier le début et la fin de l'intervention, de qualifier la nature de la prestation réalisée, de prévenir d'un retard…

Ce nouvel outil de travail innovant valorise et professionnalise l’activité des salariés de l’ASSAD tout en facilitant nettement la communication avec leur service. Bien que la méthode soit plébiscitée, le retour financier est quant à lui à nuancer. L’objectif initial du « tout numérique » n’est pas encore totalement atteint, mais, d’ici à la fin de l’année, l’envoi de courrier (planning…) ne devrait plus être nécessaire. Ces économies pourraient ainsi amortir en partie le coût du projet. De plus, la généralisation des téléphones NFC grand public et donc leur baisse de prix devraient permettre de diminuer le montant de l’investissement initial.

Concernant la société Prylos, elle a pu tester grandeur nature son produit et l’améliorer suivant l’usage des utilisateurs finaux (ajout de fonctionnalités, modification du certificat applicatif…). Un véritable succès ! Preuve en est, le projet Y-Dom se poursuit encore et l’ASSAD souhaiterait, à l’avenir, généraliser le système à l’ensemble de ses aides à domicile.